Kurzanleitung – Erstellung barrierefreier PowerPoint Dokumente

Diese Kurzanleitung ist eine Übersetzung von Creating Accessible Microsoft PowerPoint 2016 Presentations (Windows) (en) des National Center on Disability and Access to Education (NCDAE). Weitere Kurzanleitungen finden Sie unter New Cheatsheets for Word and PowerPoint 2016 (en).

Barrierefreiheit überprüfen

Nutzen Sie die in PowerPoint eingebaute Funktion zur Prüfung auf Barrierefreiheit.

Folienlayout

Nutzen Sie vordefinierte Folien-Layouts, welche von PowerPoint zur Verfügung gestellt werden. Damit stellen Sie sicher, dass Ihre Datei korrekt strukturierte Überschriften und Listen enthält und eine vernünftige Lesereihenfolge hat.

Lesereihenfolge innerhalb einer Folie

Die Inhaltselemente einer Folie werden von PowerPoint in einer festgelegten Reihenfolge gespeichert. Ein Screenreader liest diese Objekte in genau dieser Reihenfolge vor. Wenn Sie neue Inhalte auf einer Folie einfügen (z.B. eine Textbox), so werden diese am Ende der Reihenfolge abgelegt. Die Reihenfolge der Inhaltselemente innerhalb einer Folie kann in PowerPoint überprüft und verändert werden.

Abb. 3: Überprüfen der Lesereihenfolge in PowerPoint 2016:
Start > Anordnen > Auswahlbereich
. Hinweis: Zum Lesen der ausführlichen Beschreibung bitte aufklappen.

Um die Lesereihenfolge auf einer Folie zu überprüfen, wählen Sie im "Start" Tab den Punkt "Anordnen", und dann "Auswahlbereich".

Am rechten Rand des Fensters erscheinen die Platzhalter für die Inhaltselemente der Folie in umgekehrter Lesereihenfolge (unten steht das zuerst vorgelesene Element, oben das zuletzt vorgelesene).
Klicken Sie auf einen Platzhalter, um das entsprechende Element auf der Folie zu markieren.
Sie können die Lesereihenfolge ändern, indem Sie das entsprechende Element per Drag & Drop oder mit den Pfeiltasten an die richtige Stelle positionieren.

Alternativ-Text

Screenreader lesen für Nicht-Text-Elemente (z.B. Bilder) den Alternativ-Text vor. Autoren sind dafür verantwortlich, dass Nicht-Text-Elemente mit einem Alternativ-Text versehen sind. Die Alternativ-Texte müssen intakt bleiben, wenn der Autor die Folien in HTML oder PDF exportiert.

Tabellen

Barrierefreie Tabellen brauchen eine klare Tabellenstruktur und Spalten- und Zeilen-Überschriften, damit ein Screenreader sie vorlesen kann.

Hyperlinks

PowerPoint 2016 erstellt automatisch Hyperlinks, wenn man eine URL eingibt. Diese „offenen URLs“ sind aber für Benutzer von Screenreadern nicht hilfreich. Daher ist es sinnvoll, einen aussagekräftigen Link-Text einzugeben, der dann vom Screenreader vorgelesen wird.

Zusätzliche Hinweise

Wählen eine Standard-Schriftgröße von mindestens 18 Punkt (24 Punkt für Folienüberschriften).
Stellen Sie sicher, dass der Kontrast zwischen Schrift und Folienhintergrund groß genug ist. Sie können diese Werte zum Beispiel mit dem der Paciello Group überprüfen. Damit können Sie nicht nur die Kontraste analysieren, sondern auch Ihre Farben bei einer Farbfehlsichtigkeit darstellen.
Wenn Sie Information durch Farbe übermitteln, stellen Sie sicher, dass diese Information auch noch auf andere Weise dargestellt wird (z.B. durch ein Icon).
Verwenden Sie einfache Folienübergänge und vermeiden Sie automatische (zeitgesteuerte) Folienwechsel.
Wenn Sie Videos eingefügt haben, stellen Sie sicher, dass Untertitel vorhanden sind.
Wenn Sie Audios eingefügt haben, stellen Sie sicher, dass ein Transkript vorhanden ist.
Falls Ihre Folien Animationen enthalten, sollten diese kurz sein und nicht vom anderen Inhalt ablenken.